一份公文，一個專案｜Google Workspace＋Apps Script＋NotebookLM＋Gemini 半自動行政專案管理工作流｜8小時實作課程
8小時實作課程｜學校行政專案工作流

一份公文，一個專案

Google Workspace 行政專案工作流自動化實作

這是一門為學校行政現場設計的 8 小時實作課程。課程以真實行政情境為主軸，帶領已具備 Google Workspace 使用經驗的教師、主任、組長與行政承辦人，運用 Apps Script 半自動工具，結合 NotebookLM 與 Gemini，建立一套從公文、專案資料夾、待辦追蹤、期限提醒，到成果報告與結案交接的行政專案管理流程。

課程形式：情境拆解、工具實作、流程導入 學習路徑：課堂完成流程，回校測試調整 適合對象：主任、組長、行政承辦人、教師 時數：2小時 × 4次 前提：具 Workspace 基礎經驗 工具：Drive／Forms／Sheets／Calendar／Apps Script／NotebookLM／Gemini 成果：可實際使用的行政專案工作流

課程導覽

  1. 課程定位與核心概念
  2. 適合對象與學習方式
  3. 課程總目標與最終成果
  4. 四次課程情境設計
  5. 課程結構總覽
  6. 第1次：AI教師研習計畫
  7. 第2次：校外教學／親子活動
  8. 第3次：補助計畫成果報告
  9. 第4次：運動會／校慶大型專案
  10. 課程產出與學習檢核
  11. 課程教材與帶走資源
  12. 課程亮點與標語

一、課程定位與核心概念

這不是一門單純的 Google 工具入門課，也不是要求參與者從零開始寫程式；這是一門行政工作流設計課。

課程要解決的問題

  • 公文、附件、照片、會議紀錄、經費資料散落在不同地方。
  • 成果報告常常到最後才開始找資料、補照片、補數字。
  • 期限依賴個人記憶，容易漏掉報名、核銷、成果送出等節點。
  • 行政經驗沒有形成可查詢、可交接的資料脈絡。
  • 老師會用 Workspace，但尚未把工具組成一套穩定流程。

課程要建立的工作方式

  • 一份公文進來，先判斷是否成立行政專案。
  • 透過表單啟動專案，自動建立資料夾、追蹤表與提醒。
  • 用 Drive 集中資料，用 Sheets 追蹤任務，用 Calendar 管理期限。
  • 用 NotebookLM 建立可詢問的專案知識庫。
  • 用 Gemini 產出公告、摘要、成果報告與交接草稿。
核心定位句：Apps Script 是自動化引擎，NotebookLM 與 Gemini 是資料整理與文件產出的助理，Google Workspace 則是整個行政專案的工作場域；正式判斷、對外送出與行政責任仍由人負責。

二、適合對象與學習方式

對象

學校行政工作者

適合需要處理公文、活動、成果報告、補助計畫與跨處室協作的主任、組長、行政承辦人與教師。

方式

以真實情境完成實作

每次課程都從一個常見行政案例出發，逐步完成表單、資料夾、追蹤表、提醒、AI 整理與文件草稿。

先備

已有 Workspace 經驗

參與者需熟悉 Google Drive、表單、試算表、日曆與文件基本操作；課程不要求具備程式撰寫經驗。

三、課程總目標與最終成果

課程目標完成課程後能做到
建立行政專案概念能判斷哪些公文值得成立專案，並理解公文、任務、期限、成果與交接之間的關係。
啟動半自動專案流程能使用公文專案啟動表與 Apps Script，自動建立專案資料夾、文件、表格與提醒。
設計任務與日期節點能將活動或行政專案拆解成待辦任務、階段日期、負責人與提醒機制。
建立專案知識庫能使用 NotebookLM 將公文、附件、計畫、會議紀錄與成果資料整理成可詢問的知識庫。
產出文件草稿能使用 Gemini 產出公告、表單題目、會議追蹤、成果報告、簡報大綱與交接建議。
掌握安全邊界能區分哪些可自動化、哪些必須人工確認，尤其是經費、正式公告、成果送出與敏感資料。
收到公文→ 填寫啟動表→ 自動建立專案→ 管理任務與期限→ NotebookLM 整理脈絡→ Gemini 產出草稿→ 人工確認與結案交接

四、四次課程情境設計

學習設計：課程不以工具基礎教學為主，而是每次使用一個真實行政情境，帶出工作流設計、專案管理與 AI 輔助整理的方法。
次數主案例為什麼適合核心學習
第 1 次教育處來文：AI 融入教學教師研習計畫結構單純，包含公文、報名、研習、成果與回饋，適合第一次測試自動化。從公文啟動行政專案
第 2 次校外教學／親子活動日期節點多，適合說明為什麼不能只有一個活動日期。任務拆解、階段日期與表單收件
第 3 次教育優先區／補助計畫成果報告資料多、成果要求明確，最能呈現 NotebookLM 與 Gemini 的價值。專案知識庫與成果報告產出
第 4 次運動會／校慶大型行政專案跨處室、多人協作、資料量大，適合整合完整流程與制度化設計。跨處室協作、結案交接與制度化

五、課程結構總覽

次數主題核心任務課堂產出
第 1 次從公文啟動專案透過 Apps Script 自動建立第一個行政專案。一個自動建立的研習專案資料夾與追蹤文件。
第 2 次活動型專案管理將校外教學或親子活動拆成任務、日期、表單與責任分工。一份活動型專案待辦表、階段日期與 Calendar 提醒設計。
第 3 次成果型專案與 AI 文件整理建立 NotebookLM 專案知識庫，使用 Gemini 產生成果草稿。成果報告架構、缺漏清單、成果報告草稿。
第 4 次大型專案整合與制度化以運動會／校慶演練跨處室工作流與結案交接。大型活動專案管理範例與學校導入行動計畫。
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第 1 次｜從公文啟動專案

主案例：教育處來文「AI 融入教學教師研習計畫」

2 小時

情境設定

學校收到教育處來文，要求辦理或派員參加一場 AI 融入教學研習。公文包含研習目的、辦理日期、參加對象、報名期限、成果繳交期限、照片、簽到與回饋要求。

本次核心觀念

公文不是一份檔案，而是一個行政專案的起點。收到公文後，要先判斷它是否需要追蹤、收件、成果整理、經費處理或交接保存。

課程流程

時間單元學習重點實作產出
0–15 分開場與問題聚焦說明行政資料散落、期限漏追、成果晚整理的痛點。列出一件最近處理過的公文。
15–35 分案例拆解分析 AI 研習公文：要求、期限、對象、成果、附件、風險。公文任務拆解表。
35–55 分啟動專案填寫公文專案啟動表，理解欄位與自動化的關係。送出一筆研習專案資料。
55–80 分檢查自動產出檢查 Drive 專案資料夾、專案紀錄 Docs、待辦追蹤表、成果檢核表、Calendar、Gmail。第一個自動建立的專案。
80–105 分表單欄位設計討論討論哪些欄位影響資料夾命名、通知、提醒、成果與行政責任。欄位設計修正清單。
105–120 分整理與延伸建立下一次使用的活動型案例資料。回校可測試的公文專案清單。

要特別說明的欄位

欄位影響注意事項
專案名稱資料夾命名、總控表紀錄、Calendar 事件標題。要簡短明確，避免過長或包含特殊符號。
專案年度分類、統計與日後封存。可使用民國年，符合學校行政習慣。
承辦處室責任分工與後續統計。建議使用下拉選單，避免同一處室有不同寫法。
承辦人Email系統通知與錯誤追蹤。必填，且應使用可收信的帳號。
成果繳交期限建立成果期限與前 7 天提醒。沒有成果要求可空白，但若有成果報告應必填。
公文或附件上傳複製到 00_原始公文與附件。題目名稱要與程式設定一致。
第 1 次課程成果：參與者能成功啟動一個行政專案，並理解自動建立資料夾、文件、追蹤表與提醒的工作邏輯。
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第 2 次｜活動型專案管理

主案例：校外教學／親子活動辦理

2 小時

情境設定

學校要辦理校外教學或親子活動，涉及家長通知、報名調查、車輛安排、保險資料、餐點、帶隊人員、行前會議、照片、回饋與成果整理。

本次核心觀念

行政專案不是一個活動日期，而是一串需要被管理的階段節點。單一活動日期無法處理報名、資料回收、採購、行前檢查與成果送出的完整流程。

常見階段日期

家長通知發出日：公告活動資訊、費用、注意事項與回覆期限。
報名截止日：統計人數、確認名冊與需求。
保險資料回收日：確認學生與帶隊人員資料。
車輛與場地確認日：處理總務、交通、場地與設備。
行前會議日：確認分工、風險、集合時間與聯絡方式。
正式活動日期：執行活動、收集照片與紀錄。
照片與成果資料回收日：補齊圖說、回饋、名冊與成果附件。

課程流程

時間單元學習重點實作產出
0–15 分複習專案啟動回顧第 1 次自動建立專案流程。確認系統可正常運作。
15–35 分活動流程拆解將校外教學拆成報名、保險、交通、行前、活動、成果。活動任務拆解清單。
35–60 分待辦追蹤表設計把每個任務對應負責人、期限、狀態、附件位置。一份活動型待辦追蹤表。
60–85 分階段日期管理新增報名截止、資料回收、活動前檢查、成果回收等節點。5 個以上 Calendar 提醒。
85–105 分表單收件設計設計家長回覆、照片上傳、成果資料回傳等表單欄位。一份活動資料收件表草案。
105–120 分討論與修正討論哪些資料不應收、哪些應去識別化、哪些要留作成果。活動流程修正版。

本次要避免的誤區

  • 不要把「活動日期」當成專案唯一日期。
  • 不要讓資料回收散落在 LINE、個人手機與桌面。
  • 不要活動結束後才開始問誰有照片、誰有名冊。
  • 不要蒐集不必要的個資，尤其是可識別學生資料。
第 2 次課程成果：參與者能將活動型行政工作拆成階段任務與日期節點，並能設計表單收件、待辦追蹤與日曆提醒。
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第 3 次｜成果型專案與 AI 文件整理

主案例：教育優先區／補助計畫成果報告

2 小時

情境設定

學校執行補助計畫，需要整理公文、核定計畫、經費表、活動紀錄、照片、參與人數、回饋資料、成果報告與檢討建議。

本次核心觀念

Drive 是資料倉庫，NotebookLM 是專案知識庫，Gemini 是成果草稿助理。三者分工清楚，才不會把 AI 使用變成零散問答。

課程流程

時間單元學習重點實作產出
0–15 分成果型專案痛點分析成果報告為什麼常常難寫：資料散、照片無圖說、經費與成果難對照。成果資料需求清單。
15–35 分資料夾整理策略將公文、計畫、照片、回饋、經費放到對應資料夾。一份完整成果型專案資料夾。
35–60 分NotebookLM 筆記本建立建立同名專案筆記本，加入公文、計畫、專案紀錄、照片說明表。一個 NotebookLM 專案知識庫。
60–85 分NotebookLM 提問整理公文要求、成果缺漏、可用佐證與人工確認事項。缺漏清單與成果架構。
85–110 分Gemini 成果產出使用 NotebookLM 整理結果，產生成果報告、摘要、簡報大綱。成果報告初稿。
110–120 分回存與檢核將 AI 產出放回 06、08、09 資料夾，更新成果檢核表。成果資料回存完成。

NotebookLM 提問範例

請根據目前來源資料，檢查這個補助計畫的成果報告還缺少哪些資料。 請分成： 1. 已具備資料 2. 明顯缺漏資料 3. 建議補充資料 4. 需要人工確認資料 5. 不適合放進成果報告的資料

Gemini 提示詞範例

請根據以下專案資料，產出成果報告初稿。 請包含：辦理依據、辦理目的、執行內容、參與對象、成果效益、經費概況、照片說明、檢討與改進建議。 沒有資料支持的地方請標示「需補資料」，不要自行編造。

資料來源分階段加入 NotebookLM 的建議

階段建議加入來源目的
專案初期原始公文、附件、計畫書、核定資料、專案紀錄 Docs。理解公文要求、期限、成果與經費限制。
執行中會議紀錄、分工表、公告、報名統計、活動紀錄。追蹤任務與執行脈絡。
成果整理照片說明表、回饋統計、經費對照、成果草稿。整理成果報告、缺漏檢查與佐證資料。
結案成果報告、簡報、檢討紀錄、下次建議。建立交接資料與下次可沿用經驗。
第 3 次課程成果：參與者能建立 NotebookLM 專案知識庫，檢查成果資料缺漏，並使用 Gemini 產生成果報告與簡報草稿。
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第 4 次｜大型專案整合與制度化

主案例：運動會／校慶大型行政專案

2 小時

情境設定

運動會或校慶涉及學務、總務、教務、導師、家長會、志工、場地、器材、競賽流程、公告通知、照片成果與檢討會議。

本次核心觀念

半自動系統的價值不只在減少單次工作，而在建立可交接、可複製、可累積的行政制度。

課程流程

時間單元學習重點實作產出
0–15 分大型專案特性分析說明跨處室、多人協作、多階段日期與大量資料的管理需求。大型活動風險清單。
15–35 分分組任務規劃以行政組、活動組、文件組、成果組、AI 組分工整理任務。各組工作任務表。
35–60 分專案啟動與資料夾管理建立大型活動專案，確認資料夾、文件、追蹤表與檢核表。大型活動專案骨架。
60–85 分階段日期與分工建立籌備會、器材檢查、彩排、正式活動、照片回收、檢討會等節點。階段日期與 Calendar 提醒。
85–105 分NotebookLM 與 Gemini 整合用 NotebookLM 檢查工作缺口，用 Gemini 產出工作手冊、公告與成果摘要。大型活動工作手冊草稿。
105–120 分制度化與行動計畫討論學校如何分工維護總控表、日期表、NotebookLM 與成果交接。回校導入行動計畫。

分組任務設計

組別任務產出
行政組建立專案、維護總控表、確認權限。總控表與專案基本資料。
活動組設計活動流程、階段日期、工作分工。階段日期清單與待辦表。
文件組設計校內公告、導師提醒、家長通知。公告與通知草稿。
成果組設計成果檢核、照片說明、回饋統計。成果檢核表與照片說明模板。
AI 組建立 NotebookLM，整理缺漏，用 Gemini 產出草稿。知識庫、缺漏清單與文件草稿。

制度化討論問題

  1. 誰負責判斷公文是否成立專案？
  2. 誰負責維護行政專案總控表？
  3. 誰可以新增階段日期與 Calendar 提醒？
  4. 誰負責建立 NotebookLM 專案筆記本？
  5. 誰負責審核 Gemini 產出的公告、成果與簡報？
  6. 結案後誰負責整理下次改進與交接資料？
第 4 次課程成果：參與者能把半自動工作流應用到大型跨處室專案，並形成可複製、可交接、可制度化的行政流程。

六、課程產出與學習檢核

個人產出

  • 一個可運作的行政專案工作流。
  • 一個自動建立的專案資料夾範例。
  • 一份待辦追蹤表與成果檢核表。
  • 一個 NotebookLM 專案筆記本。
  • 一份 Gemini 產出的公告或成果報告草稿。
  • 一份回校測試行動計畫。

學習檢核

  • 是否能正確啟動專案並產生資料夾。
  • 是否能說明表單欄位與自動化的關係。
  • 是否能將專案拆成任務、日期與成果檢核。
  • 是否能使用 NotebookLM 查詢脈絡與缺漏。
  • 是否能使用 Gemini 產出可修正的文件草稿。
  • 是否能清楚區分自動化與人工確認邊界。

七、課程教材與帶走資源

資源內容學習用途
模擬公文包 AAI 融入教學研習公文、附件、報名需求、成果要求。練習從公文啟動第一個行政專案。
模擬公文包 B校外教學或親子活動計畫、家長通知、保險、交通與照片需求。練習活動型專案的任務拆解與日期管理。
模擬公文包 C補助計畫公文、核定經費、活動紀錄、照片說明、回饋統計。練習成果型專案的資料整理與報告產出。
模擬公文包 D運動會／校慶大型活動規劃、分工表、時程表、檢討紀錄。練習大型跨處室專案的整合與交接。
Apps Script 產生器一鍵產生已填好 ID 的半自動專案啟動器程式碼。建立可實際運作的半自動專案啟動流程。
範例表單與試算表公文專案啟動表、階段日期新增表、總控表、待辦表、成果檢核表。作為實作範本與回校調整依據。
NotebookLM 提問包公文拆解、缺漏檢查、成果架構、交接提醒等提問句。協助整理專案脈絡、檢查缺漏與準備交接。
Gemini 提示詞包公告、表單題目、成果報告、簡報大綱、檢討建議提示詞。協助產出可人工修正的文件草稿。
課後帶走包課堂建立的專案資料夾、待辦追蹤表、成果檢核表、NotebookLM 筆記本與 Gemini 提示詞。讓參與者課後能複習、回校試跑，並和同仁討論是否導入。

八、安全與權限提醒

適合半自動處理

  • 建立資料夾與文件。
  • 建立待辦追蹤表與成果檢核表。
  • 建立 Calendar 提醒。
  • 複製公文附件到專案資料夾。
  • 寄內部通知給承辦人。
  • 產生公告、成果報告與簡報草稿。

必須人工確認

  • 正式對外公告。
  • 寄給家長的通知。
  • 經費、採購、核銷資料。
  • 成果報告正式送出。
  • 公文正式回覆。
  • 學生個資、輔導、特教、醫療等敏感資料。

九、課程亮點與標語

課程亮點

這不是一門單純的 Google 工具課，也不是要大家從零開始寫程式。課程以學校真實行政情境為主軸，帶領參與者運用 Apps Script 半自動工具，結合 Google Workspace、NotebookLM 與 Gemini，建立一套從公文、專案資料夾、待辦追蹤、期限提醒，到成果報告與交接整理的行政專案管理流程。

參與者會在課堂中完成第一版工作流，理解每一個欄位、資料夾、提醒與 AI 提問如何對應實際行政需求，並能在課後回到學校測試、修正、與同仁共用。

課程要帶走的不只是工具操作，而是把一份公文轉化成可追蹤、可整理、可累積、可交接的行政專案方法。

課程標語

一份公文，一個專案；一張表單，啟動整套行政追蹤流程。
不是再多一個行政平台，而是用你熟悉的 Google Workspace，打造自己的行政專案管理系統。
讓公文不再散落，讓成果從第一天開始累積。

課程主題：Google Workspace＋Apps Script＋NotebookLM＋Gemini 半自動行政專案管理工作流。內容可依參與者資訊能力、學校帳號權限、資料政策與實際行政流程調整。