Gemini＋NotebookLM＋Workspace 教師工作流實戰
120 分鐘教師研習講義 v4：從真實任務到可帶走的工作流程
一、課程重新定位：從真實任務開始
這場課的重點不是介紹工具有多強，而是讓老師在現場完成一件可帶回學校使用的工作。
講師可從老師最常遇到的任務切入：公告通知、會議追蹤、親師溝通、教材調整、活動成果整理。每一個任務都要連到資料來源、產出格式、後續追蹤與保存位置。
| 避免只講 | 改成帶學員做到 |
|---|---|
| 工具可以幫老師備課 | 把同一份教材整理成不同程度、不同活動形式的版本 |
| 工具可以寫公告 | 把一份行政資料改寫成給教師、家長、學生的不同訊息 |
| 工具可以摘要會議 | 把會議紀錄轉成待辦追蹤表與日曆提醒 |
| 工具可以協助親師溝通 | 先釐清事實、情緒與界線，再產出可送出的回覆草稿 |
| 工具可以建立知識庫 | 把今年的資料整理成明年可接手、可查詢、可複用的紀錄 |
二、三個核心角色：行政導師、教學導師、執行助理
NotebookLM：經驗導師
根據老師或學校提供的舊資料、教材、會議紀錄、活動檢討回答問題，讓資料不只是被存放，而是能被詢問。
Gemini：生成助理
把 NotebookLM 整理出的重點轉成公告、通知、學習單、SOP、檢核表、家長訊息與會議追蹤表。
Workspace：執行場域
Gmail 負責溝通，Docs 負責正式文件，Forms 負責收件，Calendar 負責提醒，Drive 負責保存經驗。
三、核心定位之一：根據各校舊行政經驗的「行政導師」
行政常常換人，但留下資料後，經驗卻不一定留下。
很多學校都有歷年活動計畫、會議紀錄、簽呈範本、工作檢討與公文回覆，但新承辦人接手時，仍常常不知道：先做哪一件？哪裡容易出錯？哪些時間點不能漏？去年為什麼那樣處理？
這一段課要帶學員把舊資料整理成「根據各校經驗的行政導師」。它不是憑空給建議，而是根據學校自己的舊資料，協助新承辦人理解脈絡、整理待辦、產出今年可用的文件。
| 可放入的行政資料 | 可以問的問題 | 可以產出的成果 |
|---|---|---|
| 歷年校外教學計畫、家長通知、活動檢討 | 去年最容易出問題的是什麼？今年要提前處理哪些事？ | 今年計畫草稿、家長通知、行前檢核表、下雨備案 |
| 運動會、校慶、畢典會議紀錄 | 哪些工作沒有明確負責人？哪些期限最容易延誤？ | 會後追蹤表、負責人提醒、Calendar 期程表 |
| 總務處修繕、採購、維護紀錄 | 開學前最容易漏掉哪些檢查？哪些設備有固定維護週期？ | 年度循環待辦、廠商聯絡提醒、採購文件檢核表 |
| 午餐、資訊、設備、研習業務資料 | 第一次接這個業務，要先處理哪五件事？ | 新承辦人上手包、工作月曆、常見錯誤避雷表 |
四、核心定位之二：根據資深教師經驗的「教學導師」
資深老師未必需要重新學備課，但新手老師、跨領域任課老師、代課老師，或想快速變化教材的老師，會需要一位可以隨時詢問的教學導師。
如果把教學經驗豐富老師的教材、提問、補救策略、課堂活動、評量題型與課後反思收集起來，就能形成可搭配教材查詢的「教學導師」。就連平常難以開口的基本問題，也可以先從整理好的資料庫查起，降低向同事求助前的心理門檻。
| 可收集的教學資料 | 老師可以問 | 可產出的支持 |
|---|---|---|
| 資深老師教案、提問單、學習單、課堂活動紀錄 | 這一課學生通常卡在哪裡？引起動機可以怎麼做？ | 課堂提問、活動流程、迷思提醒、出口票 |
| 補救教學紀錄、常見錯誤、評量分析 | 學生這種錯誤可能是哪個概念沒建立？ | 錯誤診斷表、5 分鐘補救活動、由易到難練習題 |
| 班級經營提醒、親師溝通範例 | 遇到家長質疑時，如何先釐清問題再回應？ | 回覆架構、面談提綱、後續追蹤表 |
| 教材重點、教師手冊、歷年評量題目 | 我可以怎麼把這一課改成生活化、小組任務或閱讀理解？ | 教材變形、多層次任務、挑戰題、閱讀短文 |
五、Workspace 效率加成：讓課堂成果真正落地
沒有 Workspace，課堂產出常常只停在「產生一段文字」。加上 Gmail、Docs、Forms、Calendar 與 Drive，學員才能把事情推進到通知、收件、追蹤、保存。
| Workspace 工具 | 效率角色 | 教師現場用途 |
|---|---|---|
| Gmail | 溝通入口與待辦來源 | 摘要來文、找出期限、草擬回覆、轉成校內通知 |
| Google Docs | 正式文件與協作中心 | 計畫書、公告、會議紀錄、SOP、家長通知定稿 |
| Google Forms | 收件與回饋系統 | 報名、家長回覆、設備報修、研習需求、活動回饋 |
| Google Calendar | 期限提醒與追蹤系統 | 會議、截止日、行前提醒、週期性行政工作 |
| Google Drive | 資料倉庫與經驗保存 | 保存舊計畫、成果、紀錄，提供 NotebookLM 建立行政／教學導師 |
六、120 分鐘流程設計
| 時間 | 單元 | 重點 | 成果 |
|---|---|---|---|
| 0–10 | 開場：老師不是缺能力，是缺工作流 | 聚焦重複、散落、難追蹤的工作 | 學員選定今天想減量的任務 |
| 10–25 | 行政導師與教學導師 | 說明 NotebookLM＋Gemini 如何承接舊行政經驗與資深教師經驗 | 理解兩種導師模型 |
| 25–45 | Workspace 工作閉環 | Gmail、Docs、Forms、Calendar、Drive 如何接住課堂產出 | 完成一個流程圖 |
| 45–70 | 情境一：教育處來文處理包 | 信件摘要、公告、表單、日曆提醒 | 一份校內工作流 |
| 70–90 | 情境二：會議紀錄變追蹤系統 | 決議、待辦、負責人、期限、風險、提醒 | 會後追蹤表 |
| 90–105 | 情境三：親師溝通與班級經營 | 降溫、界線、三段式回覆、後續追蹤 | 一則家長回覆＋追蹤表 |
| 105–115 | 情境四：教材變形與教學導師 | 教材多版本、錯誤診斷、補救路徑 | 一份教材變形任務 |
| 115–120 | 收束：三天內可以做的第一件事 | 個資、權限、教師判斷與行動承諾 | 個人行動計畫 |
七、情境一：教育處來文處理包
情境設定
承辦人收到一封教育處通知：內容包含活動說明、參加對象、報名期限、成果繳交、線上會議與附件。老師最痛苦的不是看不懂，而是要把它轉成校內可執行流程。
| 步驟 | 工具 | 操作 | 產出 |
|---|---|---|---|
| 1 | Gmail＋Gemini | 摘要信件重點、找出日期、對象、待辦 | 來文摘要與待辦清單 |
| 2 | NotebookLM | 查詢過去同類活動怎麼處理 | 過往經驗與注意事項 |
| 3 | Gemini＋Docs | 產出校內公告、導師通知、LINE 短訊 | 三種版本通知 |
| 4 | Forms | 設計校內報名或需求調查表 | 可收件表單 |
| 5 | Calendar | 建立報名截止、提醒、成果繳交期限 | 可追蹤日曆 |
| 6 | Drive | 保存本次處理資料與成果 | 成為下次行政導師素材 |
八、情境二：會議紀錄變追蹤系統
| 整理結果 | Workspace 落地 |
|---|---|
| 會後追蹤表 | 放入 Google Docs 或 Sheets 供處室共同追蹤 |
| 期限提醒 | 放入 Google Calendar，設定會前與截止日前提醒 |
| 負責人訊息 | 用 Gmail 寄出或貼到校內群組 |
| 下次追蹤問題 | 成為下一次會議議程草稿 |
九、情境三：親師溝通降溫與界線
| 可搭配 Workspace | 用途 |
|---|---|
| Docs | 建立班級常用回覆模板與親師溝通原則 |
| Forms | 收集家長回覆、活動意願、特殊需求或到校面談時間 |
| Calendar | 安排面談、追蹤回覆時間、設定後續關懷提醒 |
| Drive＋NotebookLM | 累積去識別化案例，形成班級經營問答庫 |
十、情境四：教材快速變形與教學導師
| 教材變形 | 產出範例 |
|---|---|
| 生活情境版 | 把自然概念轉成日常現象問題 |
| 閱讀理解版 | 把單元轉成 400 字短文＋提問 |
| 小組任務版 | 把概念轉成討論、角色、任務卡 |
| 低成就支持版 | 簡化文字、加步驟、填空、圖像提示 |
| 高成就挑戰版 | 延伸情境、跨科問題、開放式任務 |
| 出口票 | 3 分鐘檢查學生是否理解 |
十一、情境五：補救教學錯誤診斷，不只是大量簡單題
| 補救流程 | 工具搭配 |
|---|---|
| 蒐集常見錯誤 | Forms 或紙本整理後匯入 Docs |
| 建立錯誤類型資料 | Drive＋NotebookLM 成為教學導師來源 |
| 生成補救活動與題組 | Gemini 產出初稿，教師修正 |
| 追蹤學生是否改善 | Forms 小測、Sheets 統計、Calendar 提醒追蹤 |
十二、知識庫不是資料夾，是學校記憶與教學經驗
行政避雷庫
收集歷年活動計畫、會議紀錄、檢討與突發事件，讓新承辦人能問：「去年哪些事最容易出問題？」
新行政救命包
收集前任資料、固定時程、常見錯誤、簽呈範本，讓第一次接業務的老師先有方向。
教學導師庫
收集資深老師教材、活動、提問、迷思與補救策略，讓新手或跨科老師能隨時詢問。
班級經營 FAQ
收集班親會資料、常見家長問題、班級規定與通知模板，形成可重複使用的導師工具。
十三、現場任務包：直接完成一件事
| 任務包 | 材料 | 現場產出 |
|---|---|---|
| A. 教育處來文處理包 | 一封模擬通知信 | 摘要、公告、表單題目、日曆提醒 |
| B. 會議紀錄追蹤包 | 一份模擬會議紀錄 | 追蹤表、風險清單、負責人提醒 |
| C. 親師溝通降溫包 | 三則去識別化家長訊息 | 關切點分析、回覆草稿、面談提綱 |
| D. 教材變形包 | 一份課文或單元資料 | 生活情境、活動、補救題、出口票 |
| E. 行政／教學導師建置包 | 舊資料清單 | 資料分類、可問問題、第一版知識庫規劃 |
十四、學員工作紙
1. 我今天想處理的真實任務：
2. 這個任務屬於： □ 行政 □ 會議追蹤 □ 親師溝通 □ 教材變形 □ 補救教學 □ 知識庫建置
3. 我可提供的資料來源：
4. 我想問行政／教學導師的第一個問題：
5. 我希望 Gemini 幫我產出的成果：
6. 這個成果要進入哪個 Workspace 工具： □ Gmail □ Docs □ Forms □ Calendar □ Drive
7. 我人工修正或確認的地方：
①
②
③
8. 回校三天內我會實作：
十五、個資、權限與風險界線
| 類型 | 資料例子 | 處理方式 |
|---|---|---|
| 綠燈 | 公開教材、公開公告、無個資活動流程 | 可作為練習與初步工作資料 |
| 黃燈 | 學生作品、班級狀況、會議資料、家長訊息 | 需去識別化，確認權限與分享範圍 |
| 紅燈 | 學生姓名、身分證字號、輔導紀錄、特教資料、醫療資訊 | 不建議上傳到一般外部工具 |
十六、講師提醒：這場課要避免的空泛說法
| 避免 | 改成 |
|---|---|
| 工具很強，可以提升效率 | 這一封信可以變成公告、表單、日曆提醒與追蹤表 |
| 工具可以幫助備課 | 這份教材可以變成六種不同課堂材料 |
| 工具可以做親師溝通 | 這則情緒訊息可以先分析關切點、降溫、保留界線，再回覆 |
| 工具可以建立知識庫 | 這些舊資料可以變成新承辦人能查詢的行政經驗庫 |
| 工具可以摘要會議 | 這份會議紀錄可以變成追蹤表、提醒與下次議程 |
十七、回校後三天內可以做的第一件事
第 1 天
選一件最近真實工作：通知、會議紀錄、家長訊息、教材或活動資料。先不要貪多。
第 2 天
用 NotebookLM 或 Gemini 產出一份初稿，並用教師判斷修正三處。
第 3 天
把成果放進 Workspace：Docs 定稿、Forms 收件、Calendar 追蹤、Drive 保存，下次可再利用。